Es ist eine weitreichende Entscheidung eines Unternehmens, die eigene IT Landschaft an einen neuen IT Dienstleister zu vergeben. Ein solches Vorhaben stellt nicht nur eine umfangreiche wirtschaftliche Investition dar, es definiert außerdem die IT Strategie für die kommenden Jahre. Oft müssen Unternehmen entscheiden, ob sie in eine neue Technologie und damit ggf. in eine unsichere Lösung investieren oder ob sie bestehenden, zuverlässigen Systeme weiter nutzen wollen. Auch wird eine Neuvergabe bereits vergebener Dienstleistungen an einen anderen IT Dienstleister nicht in Betracht gezogen, da der Aufwand der Neuausschreibung sowie die Übergangsleistungen hohe Kapazitäten in Anspruch nehmen.
Konfliktpotential bei auslaufenden Serviceverträgen
Auslaufende IT Serviceverträge bergen massive Herausforderungen. Waren sowohl die Vertragsverhandlung als auch die bisherige Leistungserbringung von einer mehr oder weniger guten Zusammenarbeit geprägt, kann das Verhältnis zwischen dem abgebenden IT Dienstleister und dem Outsourcing-Unternehmen in dieser Phase, dem Exit, kippen. Da entsprechende IT Dienstleistungen von dem einen an den anderen IT Dienstleister übergeben werden, muss der abgebende IT Anbieter umfangreiche Informationen, Daten und ggf. auch Infrastruktur an seinen direkten Mitbewerber abgeben. Zusätzlich hat der alte IT Dienstleister in diesen Fällen wahrscheinlich ein erneutes Vergabeverfahren verloren. Er erleidet also zusätzlich einen entsprechenden wirtschaftlichen Ausfall. Hier besteht ein hohes Konfliktpotential zwischen allen beteiligten Parteien.
Die Herausforderung für das vergebende Unternehmen ist es also, schon bei der initialen Vertragsverhandlung entsprechende Regelungen und Maßnahmen zu definieren, damit ein zukünftiger einwandfreier Exit sichergestellt werden kann.
Exit Projekte richtig priorisieren
Exit Projekte können schnell unterschätzt werden. Oft wird der Fokus ausschließlich auf die Migration gelegt und dabei die Exit-Leistungen des abgebenden IT Providers vernachlässigt. Ist das Vertragswerk nicht optimal für diese Art der Leistung abgestimmt, hat das outsourcende Unternehmen wenig Möglichkeiten bei Nicht-Erfüllung von Exit Services angemessen auf Schlechtleistung zu reagieren. Um solche Umstände zu vermeiden und dem Exit eine klare Struktur zu geben, ist ein projektbezogener Ansatz einem reinen Dienstleistungsvertrag vorzuziehen.
Ein projektbezogener Ansatz ermöglicht es die Prozesse und (Teil-) Projekte innerhalb der Migration zu adaptieren und klare Leistungspakete sowie Meilensteine für den Exit zu definieren. Somit ist der Kunde in der Lage anhand fester Abnahmekriterien betriebskritische Leistungen zu evaluieren und abzunehmen. Auch wenn das Exit Agreement frühzeitig definiert und geschlossen werden muss, wird den Parteien ermöglicht, feste Meilensteine zu identifizieren und im Laufe der regulären Vertragslaufzeit in einen Exit Plan zu integrieren. Auf diese Weise hat nicht nur der Kunde Planungssicherheit und eine klare Leitlinie für eine zukünftige Migration, der IT Provider kann zudem mittelfristiges Ressourcenmanagement für einen potenziellen Exit betreiben. Sollte es während des Exits zu Streitigkeiten kommen, bieten ein umfangreicher Projektplan sowie etablierte Kommunikationsstrukturen eine gute Grundlage für ein etwaiges Forderungsmanagement.
Vor allem die Tatsache, dass es aufgrund von Verzögerungen im Exit zu preisintensiven Verschiebungen in der Migration kommen kann, ist ein Hauptargument dafür, einen Exit möglichst klar durchzustrukturieren. Auch die genaue Planung der Kosten innerhalb eines Projektes macht die Steuerung der Kosten für den Betrieb sowie die Migration an sich deutlich einfacher.
Gute Beratung als Schlüssel zum Erfolg beim Exit Management
Eine klare und transparente Planung ist im Exit Management, wie auch bei jedem anderen Projekt, der Schlüssel für eine erfolgreiche Durchführung. Insbesondere angesichts komplexer Multiprovider Landschaften ist ein klares Konzept mit passender vertraglicher Gestaltung absolut notwendig, um einen Betrieb bei einem Dienstleisterwechsel nicht zu gefährden.
Um diese Fallstricke frühzeitig zu erkennen oder gar ganz zu vermeiden, bedarf es guter Beratung durch die richtigen Experten. Die pelo IT bietet Ihnen diese Expertise und schafft so einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen. Bei Interesse melden Sie sich bitte ganz unverbindlich bei uns. Wir freuen uns auf Sie!
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